Upphandlingsprocessen

Upphandlingslagstiftningen är s.k. förfaranderegler. Upphandlingsreglerna syftar till att genomföra de övergripande målen om konkurrens och fri rörlighet av varor och tjänster inom EU. Det innebär med andra ord att upphandlingsreglerna inte har som syfte att det allmänna ska gör goda affärer och faktiskt köper in den vara/tjänst som är bäst (även om det naturligtvis är fördelaktigt om så blir fallet).

Frågan om den upphandlande organisationen kan göra en affärsmässigt god affär avgörs av det sätt som upphandlingen utformas och hur de krav och villkor som ställs formuleras (kvalificering, utvärdering och avtalsvillkor). När en upphandling genomförs går det att känna igen ett tydligt mönster, processen är i allt väsentligt lika i alla upphandlingar, även om det naturligtvis förekommer variationer i olika branscher och hos olika upphandlande organisationer (framför allt utformas krav och villkor på olika sätt).

Ett upphandlingsförfarande anses ha påbörjats när den upphandlande organisationen har beslutat att inleda ett upphandlingsförfarande och det beslutet har kommunicerats externt, i syfte att anskaffa det som beslutet avser.

Det första steget som en upphandlande organisation gör därefter, eller i vart all bör göra, är att påbörja en marknadsundersökning och planering av det som ska upphandlas, det s.k. kontraktsföremålet. Inom ramen för detta arbete kan leverantörer involveras, antingen efter förfrågan från den upphandlande organisationen eller på leverantörens eget initiativ.

När den upphandlande organisationen har skaffat tillräcklig kunskap om vad som ska upphandlas utformas upphandlingsdokumenten, som innehåller alla krav och villkor som ställs på leverantören och det som ska upphandlas, men även hur utvärderingen av lämnade anbud ska göras.

När upphandlingsdokumenten är klara är det dags för den upphandlande organisationen att annonsera upphandlingen, under förutsättning att upphandlingens kontraktsvärde överstiger direktupphandlingsgränsen.

I upphandlingsdokumenten anges alltid en sista dag för leverantörer att lämna anbud, och det är vad som är nästa hållpunkt i upphandlingsprocessen. Den upphandlande organisationen får inte öppna anbuden innan sista dagen för att lämna anbud har passerat. När den tidpunkten har passerat ska den upphandlande organisationen pröva om leverantören och anbudet uppfyller alla obligatoriska krav. Bland de leverantörer och anbud som uppfyller alla krav och villkor ska den upphandlande organisationen därefter utvärdera kvalificerade anbud.

Det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga ska tilldelas det upphandlande avtalet.

Innan det upphandlade avtalet kan ingås med leverantören löper en avtalsspärr om 10 dagar. Först när denna har gått ut kan avtalet slutligt ingås.

För leverantörer som tycker att tilldelningsbeslutet är felaktigt eller att något annat under upphandlingsprocessen inte har gått rätt till finns det en möjlighet att ansöka om överprövning av tilldelningsbeslutet. En ansökan om överprövning måste göras innan avtalsspärren har löpt ut.

Om överprövning inte görs löper avtalet under så lång tid som angetts i upphandlingsdokumentet. Det kan fortsatt uppstå rättsliga frågor mellan den upphandlande organisationen och leverantören under avtalstiden, läs gärna mer om avtalsuppföljning.