Sommaren är (snart) över – kickstarta upphandlingshösten på bästa sätt!

Under sommaren är det i regel lite lugnare på upphandlingsområdet och antalet annonserade upphandlingar brukar minska. Även om den lite lugnare perioden kan vara fina tillfällen att norpa ett kontrakt, kanske på grund av minskad konkurrens, är det viktigt att vara startklar för hösten när antalet upphandlingar på nytt ökar och ”säsongen” drar igång igen. Sommarmånaderna kan därför betraktas som någon form av försäsong. För att komma in i hösten på bästa sätt, och skapa så bra förutsättningar som möjligt, tänkte jag därför dela med mig av några tips som alltid är värdefulla att påminna sig om.

• Håll koll på de upphandlingar som annonseras och välj ut de upphandlingar som är mest fördelaktiga för just er, och kom ihåg – det behöver inte nödvändigtvis vara de ni tror. En förhållandevis enkel men effektiv åtgärd är att undersöka även näraliggande branscher i förhållande till kärnverksamhet; kanske uppfyller just er vara/tjänst kraven också i dessa upphandlingar eller så krävs det endast förhållandevis enkla åtgärder/förändringar. Om konkurrensen t.ex. är lägre eller kravställningen annorlunda i de upphandlingarna skulle just den eller de upphandlingarna kunna vara mer attraktiva och leda till en bättre affär.

• Påbörja upphandlingshösten med dialog. I ett tidigare inlägg har jag berört frågan om dialog i offentlig upphandling. Alla vill ha det, men (nästan) ingen gör det. Jag försöker alltid att slå ett slag för att dialog är viktigt, värdefullt och väldigt outnyttjat. Ta därför kontakt med era kunder, tidigare kunder och framtida kunder för att genomföra dialog; prata om vad de vill ha, vad de har för behov och vad ni kan erbjuda m.m.

• Genomför en grundlig översyn av den offentliga marknaden för era tjänster i syfte att få en bättre inblick i relevanta affärsmöjligheter. I det avseendet är det värdefullt att inte enbart kontrollera annonser. Tvärtom kan det vara lämpligt att begära ut dokumentation från tidigare upphandlingar. I dessa kan man bl.a. få information om tidigare prisnivåer samt hur tidigare krav har bedömts och hur utvärdering gjorts m.m. Det kan ge en verklig fördel i komman anbudsarbete.

• Granska upphandlingsdokumenten noga i samband med anbudsgivning. Det är viktigt att satsa de resurser som krävs och att vara noggrann både när upphandlingsdokumentet gås igenom och när anbudet utformas. Det viktigaste av allt för att lyckas vinna fler offentliga kontrakt är, av förklarliga skäl, att lämna ett konkurrenskraftigt anbud. Steg ett i det avseendet är naturligtvis att säkerställa att ni förstår alla krav samt att ni vet hur de ska tolkas/tillämpas, och därmed besvaras. Om det finns någon som helst osäkerhet – ställ frågor!

• Utvärderingskriterierna är en del av upphandlingsdokumenten för att de är viktiga för den upphandlande organisationen. Detta bör varken glömmas bort eller nedprioriteras.

  Om den upphandlande organisationen lägger stor vikt vid kvalitet som tilldelningsgrund är det av förklarliga skäl viktigt för leverantören att vara noggranna med hur dessa delar av anbudet utformas. Om det t.ex. ska bifogas beskrivningar eller andra typer av dokument som innehåller efterfrågad information om kvalitet bör detta prioriteras högt. I det avseendet är det viktigt att säkerställa att all efterfrågad information är hanterad, men också att det budskap som vill förmedlas når mottagaren på ett tydligt och ”säljande” sätt så uppfyllandet av kvalitetskriterierna upplevas som attraktiva.

  Om den upphandlande organisationen i stället har valt lägsta pris som tilldelningsgrund är det lika viktigt att förstå att detta kommer att vara det enda som avgör. För det fall att man som leverantör vill erhålla tilldelning är det därför viktigt att fokusera anbudsarbetet på hur ”lågt” man kan gå. Det kan naturligtvis medföra att även andra åtgärder behöver vidtas för att säkerställa att kontraktet alltjämt blir lönsamt.

• Om det går fel och kontraktet tilldelas någon annan är det viktigt att även vara förberedd på det. Det är därför lämpligt att så tidigt som möjligt förbereda sig för en eventuell överprövning. Det innebär bl.a. att ställa frågor och påtala otydligheter/brister under upphandlingsprocessen. Det kan också innebära att säkra bevisning mot konkurrenter som man vet, eller har aningar om, inte uppfyller ett visst krav eller liknande. Den typen av dokumentation kan vara värdefull om ni i ett senare skede beslutar er för att ansöka om överprövning.

Vill ni veta mer om offentlig upphandling eller få hjälp med försäsongsträningen inför upphandlingsarbetet – tveka inte att höra av er! Jag kan t.ex. skräddarsy utbildningar för just er organisations önskemål och behov.