2022-09-07

Hållbara upphandlingar – vad innebär det egentligen?

Hållbar upphandling är ett vanligt förekommande begrepp. Det går dock inte att hitta ett sådant uttryckligt begrepp i upphandlingslagarna. Eftersom hållbarhet har fått ökad betydelse på upphandlingsområdet finns därför anledning att fundera på vad det innebär.

Inledningsvis kan konstateras att det finns en ambition hos det allmänna att upphandla hållbart och att detta fokus sannolikt kommer att öka i framtiden. Detta innebär att hållbarhet kommer att få allt större betydelse för möjligheten att erhålla tilldelning i upphandlingar. I takt med att det blir allt mer angeläget hos det allmänna att upphandla hållbart, så blir det även viktigare för leverantörer som deltar i offentliga upphandlingar att kunna förstå och leverera hållbara lösningar enligt de krav som ställs i upphandlingen – och i anbudet visa att man kan det.

Hållbara lösningar och erbjudanden kan redan idag vara en stor konkurrensfördel vid offentliga affärer. I framtiden kommer det sannolikt att vara en nödvändighet. Till skillnad mot många andra delar av en upphandling finns det ingen tydlig innebörd av vad som avses med hållbara upphandlingar. Som leverantör kan det därför vara bra att känna till att:

Krav om hållbarhet ställs eller utformas inte på ett allmänt, enhetligt eller generellt sätt i upphandlingar;
Hållbar upphandling är ett samlingsbegrepp som kan användas för diverse krav och villkor som ställs i syfte att säkerställa att anskaffningen är hållbar;
De krav och villkor som ställs för att göra anskaffning hållbar kan variera mellan olika upphandlingar och branscher;
Krav som syftar till att säkerställa hållbarhet kan gälla varan eller tjänsten som sådan men även anbudsgivaren som organisation, hur anbudsgivaren bedriver verksamhet eller vad anbudsgivaren har för Det kan även gälla anbudsgivarens underleverantörer.

Vad innebär det att upphandla hållbart?

Även om begreppet hållbar upphandling inte är definierat i lag finns det vissa uttryck för detta i upphandlingslagarna. Enligt 4 kap. 3 § LOU bör bl.a. den upphandlande myndigheten beakta miljöhänsyn samt sociala och arbetsrättsliga hänsyn om upphandlingens art motiverar detta. Ett utredningsarbete med ny lagstiftning om att införa en skyldighet att beakta vissa samhällsintressen vid offentlig upphandling pågår (se regeringens utkast till lagrådsremiss här). Lagändringarna föreslås träda i kraft den 1 juli 2023 och jag kommer att återkomma till det i framtida inlägg.

För att öka förståelsen för begreppet hållbar upphandling kan det nämnas att offentlig upphandling i stor utsträckning kan användas som styrmedel av det allmänna. De offentliga inköpen är omfattande och det finns därför utrymme att vidta åtgärder för att säkerställa att anskaffningen görs på ett hållbart sätt. Sveriges klimatmål och FN:s mål i Agenda 30 (se dessa här) är viktiga målsättningar i detta arbete. De allra flesta upphandlande myndigheter/enheter har numera som ambition att upphandla hållbart och beakta framför allt miljö och klimat men även sociala och arbetsrättsliga hänsyn.

De som är verksamma inom offentlig upphandling vet att myndigheten/enheten har stor frihet att själv avgöra vad som ska upphandlas, vilka krav som ställs på det som upphandlas samt hur upphandlingen ska utformas; det är utifrån detta perspektiv som begreppet hållbar upphandling måste förstås. En myndighet/enhet kan genom sin kravställning och utvärderingsmodell utforma en upphandling på många olika sätt för att göra anskaffningen hållbar. På grund av att det hela tiden kommer nya spännande lösningar och idéer kring hållbarhet är detta område föränderligt. Av denna anledning är det inte möjligt att på ett uttömmande sätt redogöra hur en hållbar upphandling kan utformas. Med särskilt fokus på miljö och klimat kan dock nämnas några exempel på hur hållbarhet kan få genomslag i en upphandling:

Val av upphandlingsföremål; t.ex. att en mer miljövänlig vara/tjänst väljs
Krav på överensstämmelse med miljöledningssystem, miljömärkning, miljödeklarationer eller att leverantör ska ha olika typer av relevanta intyg, certifikat och riktlinjer m.m.
Krav på nivå av utsläpp, antingen från varan/tjänsten som upphandlas eller leverantörens verksamhet i stort
Krav på hållbara leveranskedjor och miljövänliga material
Krav avseende avfall; t.ex. att förpackningar genererar mindre avfall och är återvinningsbara
Krav avseende kemikalier; t.ex. att produkter är CE-märkta och att giftiga ämnen begränsas
Krav avseende energieffektivitet och resursanvändning; t.ex. att produkter som förbrukar mindre energi eller vatten används
Krav om återanvändning efter avtalsslut (s.k. cirkulär ekonomi)
Inslag av hållbarhetskriterier i utvärderingsmodellen som får utslag vid anbudsutvärdering
Val av tilldelningsgrund, t.ex. kan livscykelkostnad i vissa fall medföra att upphandlingen blir mer hållbar

Utöver det som angetts ovan kan framhållas att det även kan ställas krav som syftar till att öka social hållbarhet; det kan då vara fråga om arbetsrättsliga villkor och jämställdhet m.m.

Något som också ökat i betydelse och fått ett allt större utrymme på senare tid är avtalsuppföljning och kontroll under avtalstiden. De kommersiella villkoren får då större betydelse och är, som nämnts i tidigare inlägg, viktiga att ha bra koll på även i detta avseende.

Vad ska man tänka på som leverantör?

Som exemplifieras ovan kan krav och villkor som tar sikte på hållbarhet utformas på dels olika sätt, dels i olika delar av upphandlingen.

För att som leverantör öka möjligheten att i framtiden tilldelas offentliga kontrakt kommer det sannolikt vara nödvändigt att kunna erbjuda lösningar som är hållbara; redan idag kan det dock vara en stor konkurrensfördel. Om ni som leverantör redan har ”allt på plats” och kan erbjuda hållbara lösningar, var då inte rädda för att ta kontakt och förklara det för upphandlande myndigheter/enheter om att det finns ett hållbart alternativ på marknaden. Det kan förbättra er möjlighet att vinna kontrakt i framtida upphandlingar.

Andra åtgärder som kan vidtas för att anpassa ert erbjudande till att vara mer hållbart, och därmed mer attraktivt, är att gå igenom tidigare upphandlingar för att lära er hur upphandlingar i just er bransch utformas när det gäller hållbarhet och vad upphandlande myndigheter/enheter efterfrågar och premierar. Upphandlande myndigheter/enheter kan också ha interna riktlinjer kring hållbarhet som innehåller ytterligare information och som är offentliga.

Om upphandlingen innehåller moment där era lösningar ska beskrivas eller om det genomförs förhandlingar i upphandlingen kan det även vara bra att förbereda och anpassa sin pitch/beskrivning utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Glöm dock inte bort att begära sekretess på viktiga uppgifter som lämnas i upphandlingen.