2024-07-04

Avtalsuppföljning – en viktig fråga inom offentlig upphandling som kommer få ökad prioritet?

När en offentlig upphandling genomförs ställs det alltid upp ett antal olika obligatoriska krav på såväl leverantören som den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska upphandlas. När den upphandlande organisationen har kontrollerat att leverantören och det lämnade anbudet uppfyller samtliga krav och villkor avslutas upphandlingen genom ett tilldelningsbeslut; som i förlängningen leder till att ett avtal tecknas – detta är välkänt för alla som någon gång har deltagit i en offentlig upphandling. När avtalet har ingåtts gäller inte längre de upphandlingsrättsliga reglerna utan det är civilrättsliga regler som styr avtalsförhållandet (även om vissa upphandlingsrättsliga regler får genomslag). För att säkerställa att avtalet faller ut på det sätt som är avsett är avtalsuppföljning av stor vikt.

Avtalsuppföljning har alltid varit viktigt, men har under senare tid fått mer utrymme i debatten. Det kan därför vara bra att känna till att:

Avtalsuppföljning är en förutsättning för att säkerställa att leveransen är avtalsenlig;
Avsaknad eller bristfälligt utförd avtalsuppföljning riskerar att medföra negativa konsekvenser;
Avtalsuppföljning bidrar till att skapa en bra avtalsrelation med leverantören;
Avtalsuppföljning stärker bilden av den upphandlande organisationen som en trovärdig beställare;
En god och regelbunden avtalsuppföljning stärker konkurrensen och minskar risken för oseriösa anbud.

Vad är egentligen avtalsuppföljning?

När en upphandlande organisation, eller annan aktör för den delen, har ingått avtal om leverans av en vara, tjänst eller byggentreprenad är det egentligen ganska självklart att detta inte är en garanti för att motparten till ”punkt och pricka” kommer att fullgöra sina åtaganden. De grövsta och mest synliga överträdelserna kommer troligtvis alltid att uppmärksammas men andra, mindre synliga eller uppenbara, överträdelser kan gå obemärkt förbi. Lösningen på detta är avtalsuppföljning. Avtalsuppföljning kan förklaras eller definieras på olika sätt, men får sammanfattningsvis anses vara aktiviteter som syftar till att säkerställa att leverantören uppfyller de avtalsvillkor som gäller enligt det upphandlande avtalet.

Det är inte ovanligt att den här typen av frågor brukar handla om huruvida den upphandlande organisationen får betala mer än vad de borde, men avtalsuppföljning omfattar – i dess fulla innebörd – alla de krav och villkor som har angetts i upphandlingsdokumentet. Vad som kan ingå i en eventuell avtalsuppföljning styrs med andra ord av upphandlingsdokumentens utformning. Avtalsuppföljning kan således omfatta följande delar av ett upphandlat kontrakt:

Krav på leverantören (t.ex. ekonomisk kapacitet, tillgång till resurser och viss personal)
Krav på varan/tjänsten (t.ex. kvalitet på varan/tjänsten, utseende, material)
Tilldelningskriterier (pris och alla andra kriterier som valts inom ramen för t.ex. kvalitet)
Övriga avtalsvillkor (t.ex. leveranstider, miljöfrågor, arbetsrättsliga villkor och arbetsmiljö)

Det ska nämnas att de typer av krav som redovisats ovan, till viss grad, kan placeras inom olika kategorier; det som spelar roll är att det krav/villkor som senare vill följas upp har angetts i upphandlingsdokumenten. Därutöver ska det även nämnas att det med fördel bör anges hur avtalsuppföljningen är tänkt att genomföras, och att det t.ex. ställs krav på hur leverantören ska medverka m.m. Om inte annat så kommer det att underlätta avtalsuppföljningen samtidigt som det ger ytterligare verktyg att vidta åtgärder om leverantören inte medverkar.

Varför är det lämpligt och viktigt med avtalsuppföljning?

Fördelarna med avtalsuppföljning är många, det vet de allra flesta. Det kan därför vara intressant att vända frågan; varför ska de avtal som ingås inte följas upp? Den frågan är betydligt svårare att besvara på ett bra sätt. På motsvarande sätt är det intressant att ställa sig frågan varför åtgärder som man vet är bra och viktiga ändå inte genomförs. Den vanligaste förklaringen till att avtalsuppföljning inte blir av är att det beror på resursbrist. Jag vet att många offentliga organisationer kämpar med bristande resurser, men i många fall kan notan ofta bli högre utan avtalsuppföljning. Det är därför viktigt att skapa rutiner och arbetssätt som integrerar avtalsuppföljningen i det löpande arbetet med upphandlingar.

Några av de fördelar som kan uppnås genom en lämplig och väl genomförd avtalsuppföljning är att:

Det säkerställs att rätt pris betalas för den leverans som avtalet avser;
Fel, brister och andra oegentligheter eller fusk som inträffar fångas upp under avtalsperioden;
Det skapas utrymme för att optimera och förbättra leveransen samt att utveckla den upphandlande organisationens verksamhet, dvs. det ökar möjligheten att arbeta proaktivt för att öka nyttan av avtalet;
Mängden data och annan information ökar, vilket skapar förutsättningar för framtida beslut och strategiska frågor inför t.ex. framtida inköp och samarbeten;
Den upphandlande organisationen uppfattas som seriös och trovärdig av leverantörer vilket ökar sannolikheten för att oseriösa aktörer inte lämnar anbud i framtida upphandlingar;
Det går att säkerställa att leverantören uppfyller samtliga krav och villkor som gäller i upphandlingen, såsom miljö- och hållbarhetskrav och arbetsrättsliga villkor men även andra krav på varan eller tjänsten m.m.

Risker med bristande avtalsuppföljning

Om den upphandlande organisationen inte genomför avtalsuppföljning finns det risk för negativa konsekvenser och dessa kan, av förklarliga skäl, vara motsatsen till de fördelar som redovisats ovan. Utan avtalsuppföljning kommer den upphandlande organisationen inte veta om leverans sker enligt avtalet eller om det pris som betalas är för högt. Det finns även en risk att relationen med leverantörerna blir sämre och att de misstag som har gjorts under en upphandling fortsätter i framtida inköp. Förtroendet för den upphandlande organisationen riskerar också att skadas med den eventuella konsekvensen att seriösa aktörer inte anser det lika attraktivt att inkomma med anbud; i förlängningen kan det leda till en osund konkurrens med, må hända, låga priser men risk för bristfällig leverans m.m. Utan avtalsuppföljning finns det även risk att fel som den upphandlande organisationen gjort, eller gör, inte uppmärksammas vilket kan innebära att leverantörer inte behandlas på ett likvärdigt sätt. På motsvarande sätt blir det naturligtvis svårare att upptäcka oegentligheter eller annat fusk från en leverantör utan avtalsuppföljning. Utan avtalsuppföljning går den upphandlande organisationen även miste om möjligheten att optimera leveransen eller utveckla avtalet och verksamheten.

Avtalsuppföljning berör väl inte mig som leverantör – det är upp till den upphandlande organisationen?

Som utgångspunkt är avtalsuppföljning naturligtvis primärt en fråga för de upphandlande organisationerna, och det är upp till dem att skapa förutsättningar för att genomföra avtalsuppföljningen. Som leverantör är det däremot bra att vara förberedd på att avtalsuppföljning kommer att få ökad betydelse. Det är därför bra att vara medveten om att en begäran om uppföljning kan komma från de upphandlande organisationerna och även viktigt att ha tillgång till dokumentation, att arbeta strukturerat och att ha koll på avtalets villkor inkl. administrativa bestämmelser i (t.ex. revision, fakturering, miljö, hållbarhet, arbetsrättsliga villkor och data m.m.).

De leverantörer som redan har goda möjligheter att på ett fullgott sätt medverka vid avtalsuppföljning bör även vara proaktiva i detta avseende; det gynnar er i längden. I dialog med upphandlande organisationer bör det framföras att avtalsuppföljning är viktigt och att krav i upphandlingarna bör utformas på ett sätt som gör att det är möjligt att genomföra lämplig uppföljning och kontroll. Ett sådant arbete ökar sannolikheten för att oseriösa aktörer får svårare att lämna anbud och vinna de offentliga kontrakten. De leverantörer som kan medverka och bidra till en lämplig avtalsuppföljning har således en konkurrensfördel. Det är därför viktigt att förmedla detta och uppmuntra upphandlande organisationer till att genomföra avtalsuppföljning. Ett sådant agerande skapar bättre förutsättningar för att seriösa leverantörer kommer att vinna upphandlande kontrakt i framtiden eftersom kraven skärps – det leder även till att den bransch ni är verksamma i blir mer hållbar och sund, dvs. en ”win-win-situation”.

Avslutande kommentar

Avtalsuppföljning är en fråga som under senare tid fått ökad aktualitet och som troligtvis kommer att få större prioritet i närtid. De upphandlande organisationerna kämpar med befintliga resurser, men kan sannolikt åstadkomma en förbättrad avtalsuppföljning även med befintliga resurser; det handlar om att integrera avtalsuppföljningen som en viktig del i det löpande upphandlingsarbetet. Eftersom fördelarna med en god avtalsuppföljning är stora är det viktigt att frågan prioriteras. En god avtalsuppföljning leder till effektivt användande av skattemedel samtidigt som de upphandlande organisationerna skapar förutsättningar för att få ut största möjliga nytta av avtalet och därmed även för dess verksamhet. Det ökar även förtroendet för den upphandlande organisationen samt skapar förutsättningar för en attraktiv marknad för offentliga kontrakt med sund konkurrens som gynnar seriösa leverantörer. Avtalsuppföljning gynnar därför både upphandlande organisationer och seriösa leverantörer!

Vill ni som leverantör veta mer om hur kontakten bör hanteras med upphandlande organisationer inför en upphandling eller i samband med avtalsuppföljning, eller är du företrädare på en upphandlande organisation och vill ha stöttning i samband med avtalsuppföljning – tveka inte att höra av er!