Att lyckas vinna de offentliga upphandlingar man vill vinna!

Rubriken får möjligtvis någon att tänka; avsikten är väl alltid att vinna upphandlingar man deltar i. Det finns dock en skillnad i att vinna ett kontrakt och att vinna ett lönsamt kontrakt.

De flesta företagare har naturligtvis bra koll på sina konkurrenter och den bransch man är verksam i. För att öka möjligheterna att via upphandlingar erhålla tilldelning av lönsamma kontrakt är det dock viktigt att ha kännedom om den offentliga marknaden.

 

I denna artikel tar vi upp några tips som kan vara värdefulla att tänka på som leverantör:

 

• Löpande hålla sig uppdaterad på annonserade upphandlingar.
• Genomföra en grundlig översyn av den offentliga marknaden för sina tjänster för att få inblick i relevanta affärsmöjligheter.
• Beställa och granska dokumentationen från tidigare upphandlingar.
• Satsa de resurser som krävs, var noggrann och utforma ett konkurrenskraftigt anbud.

 

Vad kan man göra för att identifiera ”rätt” upphandling?

 

Den offentliga marknaden är generellt ett bra sätt att skapa nya affärer utan marknadsföringsåtgärder. Det finns flera möjliga strategier för leverantörer som vill göra affärer med det allmänna. Bl.a. innebär deltagande i många upphandlingar i ert företags bransch chanser till affärer samt en ökad kunskap och förståelse för hur upphandlingar genomförs. Sannolikt innebär det dock att företagets resurser inte används på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.

 

Som alternativ till en sådan strategi kan ett mer strukturerat arbete övervägas, med fokus på att identifiera lönsamma kontrakt och använda tillgängliga resurser till just de upphandlingarna.

 

Genom prenumeration på t.ex. Tendium, Opic eller E-avrop går det enkelt att ta del av annonserade upphandlingar och avslutade upphandlingar. Genom att löpande hålla sig uppdaterad på sådana annonsdatabaser får man en överblick över den offentliga marknaden i sin bransch. Det finns möjlighet att göra mer. En förhållandevis enkel – men effektiv – åtgärd är att göra motsvarande kontroll av näraliggande branscher som ligger utanför ert företags kärnverksamhet; kanske uppfyller just er vara/tjänst kraven även i dessa upphandlingar eller så krävs det endast förhållandevis enkla åtgärder/förändringar för att göra det.

 

När man doppat tårna och gjort en grundläggande kontroll av den offentliga marknaden är det värdefullt att dyka djupare. Genom att ta del av dokumentation från tidigare upphandlingar får man användbar information för det fortsatta arbetet. Bl.a. kan man få information om vilka konkurrenter som brukar delta i upphandlingar, vilka krav som typiskt sett ställs på varan/tjänsten som upphandlas men även hur de kommersiella villkoren vanligtvis utformas. Olika myndigheter/enheter tillämpar inte sällan krav som skiljer sig åt, samtidigt som upphandlingar i näraliggande branscher kanske har lägre antal anbudsgivare. De kommersiella villkoren kan också variera mellan olika myndigheter/enheter och branscher. Anbud, tilldelningsbeslut, utvärderingsrapporter och individuella rapporter m.m. i tidigare upphandlingar (som är allmänna handlingar) kan också ge värdefull information om hur konkurrenter har utformat sina anbud.

 

Varför ska man identifiera ”rätt” upphandling?

Att vinna en upphandling som i efterhand visade sig inte vara lönsam är knappast det som eftersträvas (även om det i vissa fall kan vara en strategi för att sig in på en marknad).

 

Genom att göra ordentliga kontroller av den offentliga marknaden i den/de branscher som ni är verksam i ökar möjligheterna att de tilldelade kontrakten är lönsamma. Det optimala är givetvis att identifiera upphandlingar där just ert företag kan leverera det som efterfrågas, till kommersiella villkor som bedöms rimliga och med få deltagande leverantörer. Det är inte säkert att arbetet med att identifiera lönsamma upphandlingar leder till en fullträff varje gång, men det lämnas i vart fall inte åt slumpen. Det värsta som kan hända är också att arbetet leder till att de mest lämpliga upphandlingarna identifieras och att man då har bättre insikter om den upphandlingen man deltar i, och därmed goda förutsättningar att avge ett konkurrenskraftigt anbud. Var inte heller rädda för att lyfta blicken i den mån det är möjligt; det kan finnas goda affärsmöjligheter utanför företagets kärnverksamhet.

 

Det finns även anledning att särskilt påminna om vikten att kontrollera en upphandlings kommersiella villkor. Även om det som upphandlas passar er som ”handen i handsken” kan de kommersiella villkoren i just den upphandlingen innehålla bl.a. leveransvillkor, viten eller ansvarsfördelning som innebär omfattande risker. Genom god kontroll av och insikt i de kommersiella villkoren kan sådant som är orimligt påtalas för myndigheten/enheten. Om detta inte resulterar i någon justering kan anbudet i vart fall utformas givet den faktiska risknivån.

 

Underskatta inte arbetet med att utforma anbudet

 

När intressanta och lämpliga upphandlingar har identifierats; satsa och avsätt de resurser som krävs för att utforma ett konkurrenskraftigt anbud. Då ökar chanserna att vinna ett lönsamt kontrakt.

 

Påbörja arbetet med att utforma anbudet i god tid. Inte sällan upptäcks avvikelser eller brister i den egna dokumentationen, som måste anpassas till de krav som ställs eller de önskemål som upphandlingen anger i olika bedömningskriterier. Om det av någon anledning krävs åtgärder för att justera eller arbeta vidare med anbudet finns det då tid att ordna detta.

 

Under arbetet med att utforma anbudet är det även viktigt att vara noggrann; tycker ni att något är oklart – ställ frågor snarast så att eventuella uppföljande frågor hinns ställas när svar getts, besvara alla krav och frågor i upphandlingsdokumentet – glöm inte eventuella tillkommande eller ändrade krav i t.ex. Frågor & Svar. Säkerställ även att anbudet innehåller alla efterfrågade bilagor, att anbudet är formellt korrekt men även tydligt och snyggt presenterat. När allt detta är klart – kontrollera då anbudet en gång till!