Nya direktiv för skrivbordstämmor

Bolagsverket har de senaste veckorna kommit med nya direktiv kring hur man hanterar s.k. skrivbordsstämmor (per capsulam), dvs. bolagsstämmor där ett protokoll cirkuleras bland ägarna för påskrift utan att en fysisk bolagsstämma hålls.

Den nya handläggningsrutinen kräver att ägarna genom en fullmakt lämnar sitt godkännande till att bolagsstämma hålls per capsulam och att de beslut som är tänkta att fattas framgår tydligt av fullmakten. Det har från Bolagsverkets håll antytts att bara beslut som är av ”enklare beskaffenhet” numera kan fattas vid en skrivbordsstämma, men det är i nuläget oklart exakt vad som anses vara av ”enklare beskaffenhet”.

Helt klart är att den nya rutinen kommer att innebära mer administration och ökade kostnader för bolagen. Fortfarande finns dock vissa oklarheter kring vad som verkligen gäller och NORMA fortsätter att bevaka frågan noga och återkommer med uppdateringar.

NORMAs råd är att föreslå ändring av bolagsordningen nu när högsäsongen för bolagsstämmor börjar närma sig. I den ändrade bolagsordningen går det att föra in möjlighet att hålla bolagsstämma digitalt, och att hålla bolagsstämma på andra orter än där styrelsen har sitt säte. Med en sådan lösning kan bolaget hålla ”riktig” bolagsstämma, och det även med kort varsel om alla ägare närvarar (själva eller genom fullmakt). Detta är ett sätt att öka flexibiliteten och samtidigt hålla sig i en bredare fåra som Bolagsverket har lättare att acceptera.