Begreppet kan naturligtvis betyda olika saker beroende på vem man frågar men de flesta är nog överens om att innebörden av att arbeta proaktivt är att vara framåtriktad, aktiv i förebyggande syfte eller förutseende etc. När det gäller proaktivitet och offentlig upphandling ska det noteras att det finns olika delar, eller faser, av en upphandlingsprocess – det finns fördelar med att vara proaktiv hela vägen.

• Proaktiv marknadsanalys – granska och undersök bl.a. tidigare upphandlingar på den relevanta marknaden för att ha stenkoll på vad som efterfrågas
• Proaktiv försäljning och påverkan – få ytterligare insikter och förståelse för det som efterfrågas och de upphandlande organisationerna samt öka er chans till påverkan
• Proaktivt anbudsarbete – börja med anbudsarbetet i god tid och arbeta på ett lämpligt sätt för att undvika onödiga misstag

Proaktiv marknadsanalys

När man är verksam i branscher där offentlig upphandling är centralt, eller om man som leverantör vill öka sin tillväxt genom offentliga avtal är det viktigt att ha bra koll på marknaden. Att ha god insyn i och kännedom om marknaden ger stora fördelar inför den kommande avtalsperioden som ska upphandlas. Detta bör därför vara ett av de första stegen i det proaktiva arbetet med att vinna offentliga avtal. Det kan bl.a. göras genom att identifiera och analysera tidigare upphandlingar och de upphandlande organisationerna, kontrollera vilka konkurrenter som har lämnat anbud samt jämföra ert erbjudande med vad som har efterfrågats i tidigare upphandlingar samt vilket företag som har tilldelats avtal. Genom att vara proaktiv och börja med detta arbete i god tid kan ni uppnå bl.a. följande fördelar:

• Bra förståelse för vad som efterfrågats i tidigare upphandlingar och vad det har ställts för krav;
• Vad som har varit viktigt eller till och med avgörande för att avtalet tilldelats viss leverantör;
• I vilka upphandlingar det är hög/låg konkurrens. I de upphandlingar där det är lägst antal anbudsgivare kan möjligheten att vinna det upphandlade avtalat vara störst.

Proaktiv i försäljningsarbetet

När marknadsanalysen har gjorts är det enklare att föra en proaktiv dialog med upphandlande organisationer. Först och främst är det viktigt att vara medveten om att det i stor utsträckning är tillåtet att kontakta upphandlande organisationer och att föra en dialog. För att någon av parterna (dvs. leverantören eller den upphandlande organisationen) ska få ut något av en sådan dialog är det viktigt att börja i god tid. Ett bra riktmärke kan vara att ta kontakt ca 1-1,5 år innan en ny upphandling ska annonseras; det kan dock variera beroende på bransch och typ av upphandling.

Genom att etablera kontakt med den upphandlande organisationen kan ni som leverantör t.ex. få värdefull insikt i vad som fungerar bra/mindre bra under nuvarande avtal. Det kan även identifieras om något hade kunnat förbättras i kravspecifikation m.m. i den tidigare upphandlingen. Genom sådan information får ni som leverantör indikationer på vad som kommer att värderas och vara viktigt i nästa upphandling. Under dialog går det naturligtvis även att försöka påvisa andra lösningar eller lämna information om nyheter på marknaden osv. Detta gynnar även den upphandlande organisationen.

Det ska dock framhållas att all påverkan och dialog inte är tillåten, eller att det i vissa fall kan leda till att leverantören inte får delta i upphandlingen. Dialog är viktigt – och i många fall ett bra verktyg – men måste därför skötas på rätt sätt.

Proaktivt anbudsarbete

Det proaktiva arbetet inför att en upphandling annonseras är viktigt – men inte lösningen på allt. Det är lätt att glömma bort att jobbet också ska göras när det är dags att lämna anbud. När man har varit proaktiv och gjort ett ordentligt förarbete så att man känner marknaden och har förståelse för den upphandlande organisations situation m.m. är det lika viktigt att vara proaktiv i anbudsarbetet.

Det absolut viktigaste tipset är att börja i god tid. Då finns det utrymme att gå igenom kravställningen och jämföra med tidigare gjord analys, vilket ökar möjligheten att lämna ett konkurrenskraftigt anbud som uppfyller alla krav. Det är dock inte säkert att detta är tillräckligt i alla situationer, utan det är också viktigt att arbeta på rätt sätt. För att öka möjligheterna att lämna ett anbud som uppfyller alla krav och möter eventuella utvärderingskriterier vill jag särskilt lyfta fram följande:

• Använd den analys och det förarbete som gjorts i anbudsarbetet. Med hjälp av förarbetet och analysen kan ni på ett bättre sätt förstå vad det är som efterfrågas och vad som krävs för att kraven ska uppfyllas.
• Var ödmjuk inför de krav och utvärderingskriterier som ställs; förstå att skrivningar kan tolkas på olika sätt och försök ha ett objektivt synsätt till hur ni tolkar upphandlingsdokumenten. Ett bra tips kan t.ex. vara att låta olika personer läsa kraven och anteckna tolkningen utan föregående diskussion. Om tolkningarna skiljer sig kan ni därefter diskutera hur kravet ska hanteras och vad ni anser krävs för att det ska uppfyllas.
• Om ni inte känner er säkra kring hur krav och utvärderingskriterier ska förstås utifrån det proaktiva förarbetet eller ert efterföljande arbete bör det ställas frågor till den upphandlande organisationen. Tänk dock på att formulera frågorna på ett sätt som inte röjer eventuella konkurrensfördelar eller affärskritisk information.

Fördelen med att arbeta proaktivt även i anbudsarbetet är att sannolikheten för misstag, eller att den upphandlande organisationen bedömer att anbudet inte uppfyller alla krav, minskar betydligt. Om anbudsarbetet genomförs proaktivt och påbörjas i god tid, samtidigt som ni har gjort ett ordentligt förarbete, ökar även konkurrenskraften. Marknadskännedom och kunskap om den upphandlande organisationens tidigare upphandlingar kan t.ex. möjliggöra att ni slipper ställa frågor om otydligt formulerade krav/utvärderingskriterier eftersom ni då kan ha förståelse för vad som avses – just på grund av den marknadsanalysen och att ni hade tid att överväga/beakta detta i anbudsarbetet. Det kan innebära att ni inte behöver ställa frågor, men ändå har bra förståelse för hur kraven sannolikt kommer att tolkas medan era konkurrenter inte har samma koll och då går fel i anbudsarbetet. Om konkurrenterna då inte ställer frågor har ni sannolikt goda chanser att vinna avtalet. Bestäm er därför för att arbeta proaktivt och gör det – lämna gissandet till era konkurrenter!